Začínáte s SharePoint Online? Zde jsou tipy a triky, čemu se vyvarovat
Zveřejněno: 15. 03. 2017 | Autor: Zdeněk Polák
Kategorie: Microsoft
Příliš často vidím od firem tento přístup: „nasadíme SharePoint a nějak se s tím popereme“. Hloubka tohoto přístupu (od „Karle, tady to máš a dělej, co umíš“ až po „Tým ABC jde na školení“) se mění, ale co zůstává jako stabilní vzorec je, že taková firma během jednoho roku narazí. Protože nastává trend SharePointu v cloudu a je typické mít jeho správu a „vývoj“ doma pod střechou, podíváme se na to, co se obvykle děje a proč.
Ještě se ale vrátím na úplný začátek a uvedu, že problémy vlastně existují dva. Prvním je, že si na správu a „vývoj“ najmete externí IT firmu diskutabilní kvality (nízká cena na úkor kvality). Taková typická externí IT firma udělá analýzu, někdy i technický návrh řešení, pak probíhá dlouho vývoj a nakonec se obě strany hádají, co tam vlastně mělo a nemělo být. Uteče rok a vaše obrovská investice do licencí a do oné „spolupráce“ je stále ještě mrtvá investice. Druhým problémem je, že začnete používat váš SharePoint a paralelně se učíte s ním pracovat. Nasekáte spoustu chyb z architektonického hlediska a problém do budoucna je na světě.
Také jsem takto začínal. Nebyl nikdo, z mého dnešního pohledu, kdo by byl tak kompetentní, aby mě komplexně uvedl do problematiky SharePointu. On to totiž není jeden nástroj nebo technologie. Je to platforma, kterou je potřeba konfigurovat, zintegrovat s ostatními nástroji a pro její optimální využívání je nutné pochopit její specifickou filozofii, jak pracovat s daty a firemním obsahem. A pak přichází soft skills jako projektové řízení, analýzy, vývoj, testování atd. Spousta vstupů a proměnných, které mohou celé dílo doslova pohřbít. Říkáte si, však my tam jenom uložíme dokumenty a občas napíšeme nějakou informaci? Ze své zkušenosti vím, že to tak nevydrží dlouho. Časem začnete přemýšlet, jak by se ty dokumenty daly třídit, zobrazovat, lépe vyhledávat a nakonec řídit jejich oprávnění dle jejich stavu; nemluvě např. o automatizovaném vytváření dokumentů typu checklist jako výstup z jiného procesu. Zrovna teď jste si možná vzpomněli na nějaký modul řízené dokumentace, nad jehož cenou se vám protáčely oči? A já vám ještě navíc řeknu, že něco takového umí SharePoint sám o sobě! Jen je potřeba to vědět a umět použít.
Když jsem vytvářel a stále ještě doplňuji osnovu pro má školení pro platformu SharePoint Online, uvědomil jsem si, že je potřeba rozlišovat různou hloubku znalostí různých SharePoint funkcionalit a funkčností – koncoví uživatelé, správci obsahu, vývojáři aj. Klíčovým faktorem pro úspěch je architektura dle best practicies. A architekturu samozřejmě člověk nemůže začít studovat, aniž by si prošel školeními na úrovni end-user, power-user, jednoduchý vývoj a pak hlavně praxí. Není to tedy pro firmy lehký úkol a hlavně je to cesta, která stojí čas a peníze.
Pojďme si říct, co konkrétně se tedy opakuje jako chyba z pohledu architektury. SharePoint má nějakou úvodní kolekci webu, což je první věc, kterou uvidíte; tedy technicky vidíte výchozí Wiki stránku výchozího webu pro výchozí kolekci webu… Na onom webu si vytvoříte nějakou dokumentovou knihovnu, seznam a pak zjistíte, že existuje nějaký podweb. Zprvu asi nerozumíte tomu, proč úvodní web a ten druhý podweb vypadají stejně (mimochodem URL adresa vám řekne přesně, kde právě jste), a když někdo změní Wiki stránku, která je jako úvodní pro daný web, jste ztraceni už úplně. Různý firemní obsah začnete dávat na jedno místo a záhy zjistíte, že musíte rozdělit oprávnění. Začnete vytvářet mnoho SharePoint skupin oprávnění, které se všechny zpropagují (pokud jste někde už nevypnuli dědění oprávnění) na všechny knihovny a seznamy. Navíc všechny fyzicky existují na úrovni kolekce webu, tak je raději při prvním setkání smažete a první velký karambol, který se právě stal, vám SharePoint znechutí. Já říkám, všechno je to o znalostech. V autě také při sešlápnutí plynu místo brzdy nabouráte.
Takže zde několik rad na elementární problémy, které vás čekají.
Najmuli jste si externí IT firmu a o SharePointu nic nevíte? Oni to brzy poznají a udělají si z vás dojnou krávu. Nemáte šanci vyznat se v účelně předimenzovaných analýzách a návrzích řešení. Tuto situaci jsem zažil z obou stran, a i když je na začátku vidina peněz, nakonec je to bolest pro obě strany. Máte SharePoint a koukáte na ten jeho web? Zadržte. Díváte se na úvodní web úvodní kolekce webu, který má sloužit jako firemní rozcestník pro dedikované publikační weby (redakční prostředí) a dedikované aplikační weby (různé méně i více vyspělá řešení a časem i aplikace). Rozdělte si firemní obsah ať už dle firemní struktury nebo firemních agend ve spolupráci s někým odborně vyškoleným a připravte si samostatné kolekce webu. Takových kolekcí webu SharePoint snese obrovské množství, ale firemní data na jedné hromadě, tedy v jednom webu, prostě časem nerozdýchá. Slyšel jsem už názor: „Však nám to měl Microsoft říct“. On to říká v dokumentaci a pro lidi znalé SharePointu je to samozřejmost.
Tak a teď, když jste si roztřídili obsah do kolekcí webů, začínáte si vytvářet různé číselníky pro kategorizaci dokumentů a firemních dat. Vezmete to, co jste měli v excelovských tabulkách a tady to oddělení si je přidá, tady to oddělení si je přidá a pak někdo náhodou zjistí, že se to opakuje a data jsou nekonzistentní. A v této chvíli si uvědomíte, že sice máte toho ajťáka, který to umí nastavit, ale chybí vám centrální správce obsahu, který by například pohlídal tyto opakovatelně použitelné číselníky, spravovaná metadata. A začíná další miniprojekt na jejich sjednocení. Jedna cesta z technického pohledu je spravovaná metadata na úrovni centrální správy, ale SharePoint Online dost dobře umožňuje vytvořit jednu kolekci webu se všemi těmito číselníky a zbytek kolekcí webu se tam jednoduše umí podívat.
Další věcí, co vám nedá spát, když začnete do SharePointu nalévat data, jsou oprávnění. Vytvoříte několik skupin oprávnění, o jejich různých nastaveních nemáte zatím ani potuchy a on si SharePoint stejně začne žít vlastním životem. Uživatelé jsou totiž šikovní a začnou sdílet a sdílet a časem už nemáte kontrolu nad tím, co kdo vidí, edituje nebo nastavuje. Zde si musíme uvědomit, že Microsoft nastavil SharePoint ve výchozím stavu na co nejbenevolentnější možnosti. SharePoint oprávnění jsou největší dílčí kapitolou, ale ve zkratce. Vytvořte si vlastní úrovně oprávnění, které vyhovují vašim potřebám. Tyto úrovně oprávnění přiřaďte vlastním SharePoint skupinám oprávněním, pro které si promyslete názvosloví a přidejte popis. Tyto skupiny oprávnění přidejte na jednotlivé weby, Wiki stránky, knihovny, seznamy a hlavně se rozhodněte, zda tam budete přidávat jednotlivé uživatele nebo AD skupiny. Malá odbočka, pozor na neposlušnou službu UPS a její občas nevyzpytatelné chování. Pro citlivá data ukončete dědění oprávnění a deaktivujte kouzelné tlačítko „Share“. Nastavte na webu výchozí skupinu, nastavte možnosti sdílení a kdo může vidět a přidávat členy… Divočina? Já filozofii oprávnění na SharePointu pochopil až jako poslední SharePoint kapitolu a i dnes se občas musím hluboce zamyslet.
Nakonec je na každý SharePoint kladen požadavek, aby sloužil jako sofistikované redakční prostředí, DMS a ECM systém. A to neuděláte jeho základními funkcionalitami. Musíte se naučit programovat WorkFlow; bez něj je SharePoint mrtvý systém. Musíte se naučit pracovat s formulářovým nástrojem a znát metodiku vývoje formulářů z hlediska User experience. Musíte se naučit pracovat s nástroji MS Access a SQL příkazy a MS Power BI a DAX jazykem. Musíte se naučit pracovat s HTML, CSS a jQuery, abyste byli schopni dále SharePoint upravovat a vylepšovat. A hlavně neobjevujte pracně to, co už bylo objeveno. Poslední myšlenkou, kterou bych v tomto článku rád vyjádřil, je věta z jedné knížky o SharePointu: Think Big, Start Small, and Keep Growing. Začněte prosím pomalu a rozvážně; chyby se projeví brzy a budou mít fatální následky. Pokud se naučíte pracovat se SharePointem jako se naučíte bezpečně jezdit s autem, pak vám tato platforma bude sloužit a budete ji mít rádi.
